达职院〔2022〕203号
各机关处室、二级学院、医院、公司:
为了进一步加强学校档案工作，推进学校档案工作规范化、标准化、信息化建设，学校修订了《档案保管制度》等档案管理规章制度，现印发给你们，请遵照执行。
附件：1.档案保管制度
2.档案保密制度
3.档案库房管理制度
4.档案查借阅制度
5.档案统计制度
6.档案鉴定销毁制度
达州职业技术学院
2022年10月8日
附件1
档案保管制度
一、库房内的档案资料，应按不同门类、载体，依档号顺序排列，库房柜架应编顺序号，各柜、各库均应有档案资料存放标志图、示意图。
二、不同类型载体的声像档案按各自档号顺序分别排架，并定期进行检查，发现问题及时处理。
三、档案工作人员应定期对档案安全进行检查，记录在案，发现问题及时解决，对破损、褪变档案及时修补复制。
四、库房内严禁吸烟，禁放易燃物品，注意清洁卫生，消防器材定期检查，努力做到“八防”: 防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防尘、防强光。
五、库房内备有温湿度计，每天按时记载库房内温度湿度，做好库房内的通风和除湿工作。
六、档案工作人员因工作调动时，要严格履行交接手续，没有交接前，不得离职。
附件2
档案保密制度
为了做好档案的安全保密工作，根据《档案法》《保密法》和上级有关保密的规定，特制定本制度。
一、档案工作人员应严守党和国家秘密，认真执行国家《保密法》及有关保密法规。
二、一切密级档案，都应当存放在有保密设施的保密柜中。
三、查阅党委会、校长办公会记录、纪要等密级档案，必须履行审批手续，在档案室查阅。一般情况下，不允许摘抄、借阅密级档案。
四、档案库房与查阅室必须分隔，严禁查阅者进入库房，未经许可一律不准摘抄、复制、拍照。
五、档案与资料的密级划分、变更和解密必须按照国家有关规定执行，正确处理好保密与利用的关系。
六、坚决杜绝失密、泄密现象，如有发现，应及时报告并采取措施。
附件3
档案库房管理制度
一、库房钥匙由专人保管，不得随意借用，非档案工作人员严禁进入库房重地。
二、严禁在库房内外吸烟，严禁将易燃、易爆物品带入库房。
三、严禁在库房内存放个人物品或堆放杂物。
四、档案工作人员须安全使用电气设备，遵守操作规程，下班前必须切断库房内所有电源，及时关好库房门窗，经常进行防火检查，发现问题及时处理。
五、库房内应配备灭火器，库房设施符合“八防”(即防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防尘、防强光)、“三无"(无虫蛀、无霉变、无差错)要求，并配置必要的设备及物品，保证档案的完整、安全。
六、及时记录库房温湿度，并根据条件及时调节库房温湿度(库房温度湿度要求:温度14oC-24oC,相对湿度45%- 60%)。经常检查档案的虫蛀霉变情况，发现问题及时处理。
七、档案出入库必须履行规定手续，做好库房管理台账资料的整理、保管工作，做到账实相符。
八、保持库房整洁、通风，定期打扫卫生。
附件4
档案查借阅制度
为了有效地利用档案，更好地为教学、科研和党政管理等各项工作服务，根据国家有关规定，联系我校实际情况，特制定本制度。
一、各部门查阅本部门的档案，可直接到档案室查阅。室藏档案原则上只限在档案室查阅，不得借出。如情况特殊需要借出时，须履行借阅手续，限期不得超过7天，如因工作需要，不能按期归还，借用者应补办续借手续。
二、查阅非本部门的一般档案，须由档案室同意方可查阅；查阅机密级以上的档案，如校党委、行政重要会议记录、纪要、专题材料，组织人事方面的档案和其他机密档案，须经相关职能部门负责人审核同意，由部门负责人或校领导指定专人查阅。
三、外单位查阅档案，须持单位的介绍信，经党政办负责人批准，方可查阅；其中涉及政治方面的调查证明材料，必须持有基层党委或纪检、检察、政法部门的介绍信。
四、凡需要摘录、复制档案材料，一般的经档案室同意即可，重要的须经党政办负责人批准，摘录或复制后，档案工作人员要认真核对、登记。机密档案一律不准摘录、复制。
五、学生本人或委托他人查阅学籍档案，须开具证明或持有效身份证件，办理登记手续后方可查阅档案。查阅档案的单位或个人不得擅自复制档案的内容，需要复印的，由档案工作人员复印并加盖复印属实章。
六、查阅档案，不得拆卷、抽页、损坏和丢弃，不得涂污、标记、修改和泄密，违者要追究法律责任。
七、借阅档案时，须填写《档案借阅登记簿》，归还时双方经办人应当面核实清楚，如发现有损坏、遗失现象，除及时追查、补救外，还应书面报告领导，根据情节轻重予以处理。
八、为掌握档案资料开发、利用状况，利用者须认真填写“档案利用效果登记表”。
附件5
档案统计制度
一、做好档案的接收、移交、利用、保管、鉴定、销毁等情况的登记和统计。
二、做好档案利用的人(次)、卷(件)数及效果情况的登记和统计。
三、做好档案机构、人员、经费、设备及其它业务情况的登记和统计。
四、做到统计及时、准确并保持连续性。
五、对所登记、统计的表册及各种情况的数据，做到认真细致、计量口径统一，书写工整、清楚、准确无误。
六、登记、统计的表册数据要与实物相符，发现问题及时处理。
七、对登记和统计出的各种数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。
附件6
档案鉴定销毁制度
一、档案室应定期对保管期限已满的档案进行鉴定和销毁。
二、由分管校领导及有关人员组成鉴定小组。对保管期满的档案，由鉴定小组进行鉴定。
三、鉴定档案应采取直接鉴定法，以一个年度和一个项目的成套档案为基础，以案卷为单位，逐件逐张地审查，直接判定其价值。对一时难以判定价值的档案，应采取保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严。对超期限的档案，由档案部门会同有关业务部门提出销毁或延长保管期的意见，经分管校长批准后，方可存毁。
四、对鉴定后需要销毁的档案，必须编制档案销毁清册。登记清册要永久保存，同时撰写销毁档案的分析报告，简要说明鉴定工作情况和销毁理由，并报主要领导审查批准。
五、档案销毁清册经批准后，应指派两名以上专人，对需要销毁的档案检查无误后烧毁，不得出售给废品回收单位或留做它用。监销人要在销毁清册上注明“已销毁"字样和销毁日期、地点，并由监销人签字。
六、档案销毁清册、销毁报告应归档，以留存查。
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